Referat 2017-08-01 - Bestyrelsesmødereferater - Referater

Beslutningsreferat fra HSI`s bestyrelsesmøde
tirsdag, den 1.august 2017 HSI s kontor

Til stede Afbud	Anker Blauenfeldt, Preben Smedegaard, Else Larsen, Søren Pind og Ole Bjerregaard Kirsten Villefrance, Bodil Gessø Hansen og Niels Møller.
Punkt 1	Referatet fra bestyrelsesmødet den 6.juni 2017 blev godkendt.
Punkt 2	2a: Anker gennemgik aktivitetslisten der trængte til en revidering idet der stadig er enkelte småfejl blandt andet omkring julefrokost og kørselsgodtgørelse til instruktører.Alle bedes gennemse listen og meddele Anker om evt fejl .Derefter udarbejder Anker ny liste. 2b: Preben oplyser at der ikke er problemer med lokale 133.Aftalen med Søren Strand er at han skulle undersøge problemet og komme med tilbagemelding hvis der blev konstateret skimmelsvamp eller andet. Da Søren Strand ikke er vendt tilbage er konklusion derfor at lokale 133 er OK og klar til ny sæson. Preben oplyser, at han vil udsende velkomstmail til alle medlemmer i forbindelse med opstart og redegøre for problem med overbooking på flere svømmehold og gigt/ gymnastik/yoga hold - det har medført venteliste begrænsninger således, at man kun kan deltage på et disse hold. Det viser sig nu, at vort IT system KLUBMODUL (og bestyrelsen) i sidste sæson har overset, at 6 medlemmer gik på flere af de 5 yoga/gymnastik/afspændingshold. Dette problem er løst ved, at de 6 medlemmer nu har valgt hold. Der var samtidig enighed om, at der fremover IKKE skal være private ventelister. Bestyrelsen og andre medlemmer skal kunne regne med, at det der fremgår af KLUBMODUL-ventelisten er gældende. Detaljerne omkring organisationen af instruktørmødet 28.aug. kl 11.30 blev aftalt. (Preben bestiller kaffe, øl og vand hos Selmersbo – Ole bestiller smørrebrød på Sophienberg) vi møder som sædvanligt ½ time før for at sætte stole og borde op mm. 2c: Forslag om en nyhedsmail(via mailchimp.com) til medlemmerne blev positivt modtaget. Søren udarbejder udkast til Anker, som også har kendskab til og vil få adgang til systemet. Det er alene medlemadr, der skal bruges og det er gratis at bruge. Tanken er at udsende jævnlige opdateringsmails til medlemmer om nyt i HSI, idet det viser sig at mange slet ikke bruger hjemmesiden. Det bebudede fælles wifi anlæg, som skulle stilles til rådighed for de klubber, der benytter Hørsholm hallen lader vente på sig. Anker vil følge op på dette punkt. 2d: Fra uddannelsesudvalget meddeles at 4 har tilmeldt sig DGI fitness instruktørkursus. Kun instruktører, der ikke deltager på andre end deres eget hsi hold kan være kontingentfri – gælder også for æresmedlemmer.
Punkt 3	Else kunne fortælle at økonomien er fin. 52 medlemmer har ikke betalt deres kontingent. Else har i år udsendt 146 fakturaer heraf 22 med post. Det er dog en positiv udvikling, idet der sidste år blev udsendt mere end 200 fakturaer. Else fortæller at det har været et stort arbejde med bogføring af kontingent, når der betales via bankoverførsel og hun arbejder fortsat på at kontakte og overbevise medlemmerne om de praktiske fordele både for klubben og medlemmerne selv ved automatisk kortbetaling. Vi er lidt færre medlemmer idet 7 har forladt os ifm nedlæggelsen af standard danseholdene. Det blev besluttet at man ikke skal betale (medlemskontingent) for at være opskrevet på venteliste. Anker har fået udleveret et visa dankort så han er i stand til at betale HSIs regninger bla til Oister for vores mobil vagttelefon. Kortet afleveres til kassereren efterfølgende. Der har vist sig at være visse problemer med Klubmodul ifm betalinger af kontingt ved slutning af sæson (apr-maj-juni) idet systemet så automatisk opkræver kontingent igen i juli – det har Else løst ved ult. juni at tilbagebetale det tidligere betalte beløb – og lade medlemmet blive trukket automatisk primo juli. Det bør dog drøftes med klubmodul om det ikke kan gøres smartere.
Punkt 4	Punkterne tages alle op på næste møde, hvor flere medlemmer er tilstede
Punkt 5	Tages ved næste bestyrelsesmøde
Punkt 6	Vagter, som tidligere aftalt
Punkt 7	Næste bestyrelsesmøde: Mandag den 4.september 2017 kl. 13.00 på kontoret.
Punkt 8	Intet under eventuelt.
Referent	Søren, mødet begyndte kl. 13:00 og sluttede kl. 14.45.