Forretningsorden i Hørsholm Senior Idræt.
 
Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsesmøder afholdes i starten af måneden i perioden 1.august – 31. maj og efter behov.
 
Dagsorden for bestyrelsesmøder samt materiale/indstillinger til behandling, sendes senest en uge før afholdelse.
Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
  1. Velkomst,
  2. HSR orienterer.
  3. Godkendelse af referat fra sidste møde,
  4. Meddelelser fra formand, udvalg og andre,
  5. Økonomisk status ved kassereren,
  6. Sager til behandling
  7. Vagttelefon,
  8. Næste møde,
  9. Eventuelt.
  • Møderne ledes af formanden.
  • Beslutningsreferat skrives af sekretæren og tilstræbes udsendt inden for en uge efter mødet.
  • Beslutninger, der ikke kan afvente et bestyrelsesmøde, klares primært via mobil/e-mail.
 
Suppleanter.
Suppleanter deltager i alle møder uden stemmeret og deltager i løsning af foreningens opgaver, jfr. den vedtagne arbejdsfordeling.
 
Hørsholm Senior Råd (HSR).
Hørsholm Senior Råds repræsentants opgave er at formidle relevante oplysninger mellem HSR og HSI.
Ved bestyrelsesmødets punkt 2 opdaterer repræsentanten bestyrelsen om hvad der sker i HSR og kommunen, som kan have HSI’s interesse og oplyser bestyrelsen om hvad repræsentanten refererer videre til HSR.
  • HSR’s repræsentant har ikke stemmeret og deltager kun i HSI-bestyrelsesmødet under HSR orienteringspunktet.
HSI bestyrelse v/formanden har vetoret overfor HSR valg af repræsentant til HSI bestyrelse.
 
Afstemning.
Bestyrelsen sigter efter konsensus, og afstemning vil kun undtagelsesvis forekomme og sker efter disse regler:
  • Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 stemmeberettede bestyrelsesmedlemmer er til stede.
  • I tilfælde af stemmelighed, er formandens eller dennes stedfortræders stemme afgørende.
 
Udvalg og ad hoc grupper.
Bestyrelsen kan løbende nedsætte udvalg eller ad hoc grupper, som refererer til bestyrelsen eller stående udvalg.
 
Vagttelefonen.
Telefonvagt uden for skoleferien 
Onsdage kl 11.30-12.30
Telefon: 2074-6661
 
Instruktører.
HSI vil inddrage instruktørerne og udnytte deres viden, så vi kan videreudvikle HSI.
Der afholdes op til 2 årlige instruktørmøder.
 
Kurser, turneringer o.a.
Økonomisk hjælp til kurser, turneringer og lignende, tages op af bestyrelsen fra gang til gang.
Kurser: efter godkendelse op til kr. 600 pr. kursus. Beløb herover tages op i bestyrelsen.
Turneringer: efter godkendelse med op til halvdelen, dog max kr. 100 pr. turnering pr. deltager
 
Midler.
HSI’s midler skal forvaltes, så de kommer holdledere/instruktører og idrætsholdene til gode i størst muligt omfang.
Vi skal altid sikre, at vi har en kassebeholdning på mindst et års kontingentindbetaling for at imødegå uforudsete udgifter.
 
Kommunikation.
Bestyrelsen kommunikerer i det daglige via e-mail, samtidig med, at den har en kritisk holdning til hvad der orienteres om ad denne vej.
 
Orientering til medlemmer:
Der kommunikeres så vidt muligt via e-mail, så portoudgifter samt administrativt arbejde med pakning og forsendelse minimeres. Kommunikation via e-mail, især til hold og andre grupper af medlemmer i HSI, bør så vidt muligt ske gennem administrationssystemet for derved at sikre at gruppen er opdateret såvel medlemsmæssigt, som med medlemmernes aktuelle e-mailadresser.
Foreningen har min. følgende udsendelser til alle:
·      Udsendelse af indkaldelse til generalforsamling med tilhørende materiale – ultimo februar/primo marts. (mail og post).
       Hvor det skønnes hensigtsmæssigt kan der sendes yderligere information til de medlemmer, som har en mail-adresse.
 
Nye og afgåede bestyrelsesmedlemmer/suppleanter.
Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig samt inviterer HSI-bestyrelsen/suppleanter ud at spise.
De afgåede bestyrelsesmedlemmer/suppleanter bliver inviteret med.
Det er en belønning for det arbejde, der er gjort i det forløbne år og en velkomst til de nye.
 
Forretningsgange.
Der er udarbejdet forretningsgange for følgende områder:
 
Bilag 1.     Nye medlemmer
Bilag 2.     Udbetaling af skattefri godtgørelser til bestyrelse og        holdledere/instruktører.
Bilag 3.    Gaver.
Bilag 4.    Oprettelse/forbliven og nedlæggelse af hold.
 
 
Ansvars- og opgavefordeling i HSI:


Formand: Anker Blauenfeldt

  • Tegner foreningen i det daglige
  • Generel kontakt til kommunen og samarbejdsorganisationer.
  • Ledelse af bestyrelsesmøder, generalforsamling m.m.
  • Foreningens forretningsorden og forretningsgange i samråd med bestyrelsen.
  • Fordeling af opgaver (foretages primært i forbindelse med bestyrelsesmøder).
  • Opfølgning på udvalg.
 



 

Instruktørkontakt: Ole Wirén Årstoft

  • Aftaler vedr. lokalebehov. Sammen med FM
  • Sikre de nødvendige instruktører.
  • Instruktørmøder.
  • Kontakt til instruktørerne.
  • Isposer. Sammen med Suppleanten
  • Daglige ad hoc opgaver
     

Kasserer:  Else Larsen 

  • Budget og regnskab. Sammen med FM
  • Forsikringer, Kontrakter, Medlemsregister sammen med FM.
  • Kontakten til kommune, interesseorganisationer og instruktører vedr. økonomiske og medlemsmæssige forhold.
  • Udsendelse af information til medlemmerne, herunder email etc.
  • Konvolutter, kopipapir, blækpatroner, frimærker
 

Sekretær: Bodil G. Hansen

  • Referent.
  • The, kaffe, brød til bestyrelsesmøderne.
  • Instruktørkurser, DGI, i samråd med bestyrelsen.
 
Bestyrelsesmedlem: Ole Bjerregaard
  • Tovholder på Jubilæer
  • Indkøb. (Øl, vin, vand etc.).
  • Ad hoc opgaver.
 

Suppleant: Søren Pind

  • Kommunikationsansvarlig
  • Hjemmeside.
  • Vedligeholdelse af aktivitetsplanen på web’et
  • Hjælp ved instruktørmøderne
  • Udsendelser til medlemmerne efter input fra formanden ved sekretærens fravær
 

Suppleant: Lone Christensen

  • Mærkedage (til FM).
  • Vedligeholde fælles terminsliste.
  • Isposer sammen med IK.
  • Opfyldning af førstehjælpskasser hos instruktørerne m.v.
  • DGI ældretræf udtagninger af spillere for alle idrætsgrene via instruktørerne
 
Førstehjælp/Hjertestarter kursus: (Per Groth).

 

Repræsentant fra HSR:

  • Gensidig orientering under HSR punktet
 
 
Bilag 1-4

Forretningsgang for gaver og opmærksomheder i Hørsholm Senior Idræt

Hørsholm Senior Idræt (HSI) giver gaver efter følgende vejledende retningslinjer:

Generelt er  det beløb, som gives gaver for ca. 300,- kr. Der gives ikke dobbeltgaver (hvis en gavemodtager ligger inden for flere kategorier).

Eksterne samarbejdspartnere:
Der gives gaver i forbindelse med runde fødselsdage og jubilæer til personer, som har nær tilknytning til HSI.

Instruktører/holdledere/bestyrelsesmedlemmer/æresmedlemmer:

Fødselsdage:
Der gives gaver til ovennævnte i forbindelse med fødselsdage (60,70,80…) hvis det falder indenfor den aktive periode.

Jubilæer: Bestyrelsesmedlemmer
Der gives gaver i forbindelse med jubilæer (10,15,20…) til bestyrelsesmedlemmer, hvis det falder indenfor den aktive periode. Gaven overrækkes ved den kommende generalforsamling.

Jubilæer: Instruktører 
Der gives gaver i forbindelse med jubilæer 10,15,20…) til instruktører i HSI, hvis det falder indenfor den aktive periode. Gaven overrækkes ved et instruktørmøde.

Der gives en gave i forbindelse med udtræden efter minimum en aktiv sæson.

Ved dødsfald blandt igangværende instruktører sendes bårebuket. Ved dødsfald blandt bestyrelsesmedlemmer inkl. Ægtefælle sendes bårebuket.

Den sunde fornuft skal altid gælde! Er der situationer vi har overset i ovenstående, gives der selvfølgelig en gave eller ved dødsfald en bårebuket. 
 
 
Regler for udbetaling af skattefri godtgørelser,
jf. Bekendtgørelse om udbetaling af skattefri godtgørelser til ulønnede bestyrelsesmedlemmer eller til frivillige, ulønnede medhjælpere, der yder bistand som led i foreningens skattefri virksomhed, i henhold til § 7 M i lov om påligningen af indkomstskat til staten (ligningsloven), jf. lovbekendtgørelse nr. 1017 af 28. oktober 2011.
 
Skattefri godtgørelser til bestyrelse, gældende fra ordinær generalforsamling til ordinær generalforsamling:


 
  • Alle valgte bestyrelsesmedlemmer får udbetalt 1500,- kr.
  • Suppleanter får udbetalt 1500,- kr.
  • Repræsentant for Hørsholm Senior Råd får udbetalt et beløb, der modsvarer det årlige kontingent til HSI
  • Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, modtager fuld godtgørelse medio 2. kvartal.
 
Skattefri godtgørelser til instruktører/holdledere pr. sæson.


 
  • Alle instruktører/holdledere får udbetalt 1500,- kr. pr. hold, hvor de er faste instruktører på forskellige ugedage.
  • Faste hjælpere og vikarer får udbetalt 750.-kr.
Udbetalingstidspunkt m.m.:


 
  • Medio 3. kvartal, udbetales fuldt beløb for sæsonen.
Instruktører, der tiltræder i løbet af året får udbetalt følgende godtgørelser:


 
  • I løbet af 3. kvartal - der udbetales fuldt beløb
  • I løbet af 4. kvartal – der udbetales 1125,- kr.
  • I løbet af 1. kvartal – der udbetales  750,- kr.
  • I løbet af 2. kvartal – der udbetales  375,- kr.
 
Revisorer:
Der gives et par flasker eller lignende, svarende til en værdi omkring 200 kr. til de 2 revisorer i forbindelse med den årlige revision.
 
                   
 

 
Hørsholm Senior Idræt | Hørsholm Hallen, Stadion Allé 5 | 2960 Rungsted Kyst | Tlf.: +4520746661 | kontakt@hsid.dk