Forretningsorden i Hørsholm Senior Idræt.
 
 
Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsesmøder afholdes i starten af måneden
i perioden 1.august – 31. maj og efter behov.
 
Dagsorden for bestyrelsesmøder, samt materiale/indstillinger til behandling, sendes senest en uge før afholdelse.
Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
1. godkendelse af referat fra sidste møde,
2. meddelelser fra formand, udvalg og andre,
3. økonomisk status ved kassereren,
4. sager til behandling
5. HSR,
6. vagter,
7. næste møde,
8. eventuelt.
 
Møderne ledes af formanden.
 
Beslutningsreferat skrives af sekretæren og tilstræbes udsendt inden for en uge efter mødet.
Beslutninger, der ikke kan afvente et bestyrelsesmøde, klares primært via e-mail.
 
Suppleanter.
Suppleanter deltager i alle møder uden stemmeret og deltager i løsning af foreningens opgaver, jfr. den vedtagne arbejdsfordeling.
 
 
Hørsholm Senior Råd (HSR).
Hørsholm Senior Råds repræsentants opgave er at lytte og formidle relevante oplysninger mellem HSR og HSI, og for, gennem HSR, at tage sig af sager hvor HSI ikke selv kan komme igennem til kommunen.
Ved bestyrelsesmøder opdaterer repræsentanten bestyrelsen om hvad der sker i HSR og kommunen som kan have HSI’s interesse,
og oplyser bestyrelsen om hvad repræsentanten refererer videre til HSR.
HSR’s repræsentant har ikke stemmeret.
 
Afstemning.
Bestyrelsen sigter efter konsensus, og afstemning vil kun undtagelsesvis forekomme og sker efter disse regler:
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 stemmeberettede bestyrelsesmedlemmer er til stede.
I tilfælde af stemmelighed, er formandens eller dennes stedfortræders stemme afgørende.
 
 
Udvalg og ad hoc grupper.
Bestyrelsen kan løbende nedsætte udvalg eller ad hoc grupper, som refererer til bestyrelsen eller stående udvalg.
 
Vagter.
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter skiftes til at have vagten på kontoret, der er åbent hver onsdag fra kl. 9.15 til 10.00, i perioden 1. september til 30. april, undtaget er skoleferier.
 
Instruktører.
Vi skal inddrage instruktørerne og udnytte deres viden så vi kan videreudvikle HSI, ved 2 årlige instruktørmøder.

Kurser, turneringer o.a.

Økonomisk hjælp til kurser, turneringer,licenser og lignende,
tages op af bestyrelsen fra gang til gang.
 
Midler.
HSI’s midler skal forvaltes, så de kommer holdledere/instruktører og idrætsholdene til gode i størst mulig omfang.
Vi skal altid sikre at vi har en kassebeholdning på
kr. 50.000, for at imødegå uforudsete udgifter.
 
Kommunikation.
Bestyrelsen kommunikerer i det daglige via e-mail, samtidig med at den har en kritisk holdning til hvad der orienteres om ad denne vej.
 
Orientering til medlemmer:
Der kommunikeres så vidt muligt via e-mail, så porto-udgifter, administrativt arbejde med pakning og forsendelse minimeres.
 
Foreningen har min. følgende udsendelser til alle:
·       Udsendelse af indkaldelse til generalforsamling med tilhørende materiale – ultimo februar.(mail og post).
·       Udlevering eller udsendelse af medlemskort, i august,til de medlemmer der deltager i HSI`s svømmehold. 
   Hvor det skønnes hensigtsmæssigt kan der sendes yderligere information til de medlemmer, som har en mail-adresse, samtidig med at information sættes op i skabet i Hørsholm Hallen.
 
 
 
Nye og afgåede bestyrelsesmedlemmer/suppleanter.
Efter generalforsamlingen, når vi på det første bestyrelsesmøde har konstitueret os, inviterer HSI, bestyrelsen/suppleanter ud at spise.
De afgåede bestyrelsesmedlemmer/suppleanter bliver inviteret med.
Det er en belønning for det arbejde der er gjort i det forløbne år
og en velkomst til de nye. 
 
 
Forretningsgange.
Der er udarbejdet forretningsgange for følgende områder:
 
    Bilag 1.     Nye medlemmer
    Bilag 2. 
  Udbetaling af skattefri godtgørelser til  
                  bestyrelse og holdledere/instruktører.

    Bilag 3.  Gaver.
    Bilag 4.  Oprettelse/forbliven og nedlæggelse af hold.


 
 
Ansvars- og opgavefordeling i HSI:
  
Formand: John Borgstrøm
           
     Generel kontakt til kommunen
                og samarbejdsorganisationer.
                Udsendelse af dagsorden og ledelse
                af bestyrelsesmøder,   
                generalforsamling m.m.
                Foreningens forretningsorden og
                forretningsgange,
                i samråd med bestyrelsen.
                Fordeling af opgaver (foretages primært 
                i forbindelse
                med  bestyrelsesmøder).
                Opfølgning af udvalg.
                Vedligeholde fælles terminsliste
.

Næstformand: Preben Smedegaard
                 Aftaler vedr. lokalebehov.
                 Sikre de nødvendige instruktører.
                 Instruktørmøder.
                 Kontakten til instruktørerne.
 
Kasserer:  Else Larsen 
                 Budget og regnskab.
                 Medlemsregister.
                 Kontakten til kommune,
                 interesseorganisationer og instruktører
                 vedr. økonomiske forhold.
                 Forsikringer.
                 Kontrakter.
    
Sekretær: Kirsten Villefrance
                 Referent.
                 Mærkedage, herunder indkøb
                 og aflevering af gaver.
                 Vedligeholdelse af foreningens arkiver.
                 Udsendelse af information
                 til medlemmerne, herunder labels,
                 pakning, e- mail etc.
                 The, kaffe, brød til bestyrelsesmøderne.
                 Tour de Hørsholm.
                     
Bestyrelsesmedlem: Ole Bjerregaard
                  Indkøb. (Konvolutter, 
                  Kopipapir, blækpatroner, frimærker,
                  øl, vin, vand etc.).
                  Ad hoc opgaver.
 
Suppleant: Søren Pind
                   Kommunikationsansvarlig.
                   Førstehjælp, (Per Groth).
                   Hjemmeside.
                   Vedligeholdelse af aktivitetsplanen.
  
Suppleant: Bodil G. Hansen
                   Instruktørkurser, DGI, i samråd
                   med bestyrelsen.
                   Bisidder.
 
Repræsentant fra HSR: Niels Møller
                   Orientere om forhold fra HSR
                   og kommunen, som kan
                   have HSI’s interesse.
                   Orientere HSR om forhold, som
                   HSI mener, kan have HSR’s interesse.
 

 
 
 

 
 
 
Hørsholm Senior Idræt | Hørsholm Hallen, Stadion Allé 5 | 2960 Rungsted Kyst | Tlf.: +4520746661 | kontakt@hsid.dk